愛媛県美術館から発送した郵便物に、別の方の住所・氏名を記載した案内状を同封したことによる個人情報の漏えいがありましたのでお知らせします。
詳細は以下のとおりです。
誤送付した皆様に、ご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
このような事態を招いたことを重く受け止め、個人情報の取り扱いを徹底し、情報管理体制の強化に取り組み、再発防止につとめてまいります。

１　概要
美術館でのイベントにかかる案内状（住所・氏名を記載）を、広報物とともに別宛先の封筒に誤って封入し送付したことにより、個人情報が漏えいしたもの。
発送日　　　令和５年３月24日（金）
送付物　　　案内状のほか、チラシ・定期刊行物など美術館広報物
覚知日時　　令和５年４月３日（月）19時30分頃
覚知方法　　送付先からの連絡による
誤送付先　　７ヶ所
漏えい情報　美術館事業協力者の住所・氏名（７名分）
※７ヶ所に別の方への案内状が１通ずつ届いたもので、７名の個人情報がまとめて漏えいしたものではない。

２　原因
・通常は単独で送付している案内状を、他の広報物とまとめて送付したことによる作業の複雑化
・年度末が迫り短時間での作業となったことに伴うチェック漏れ

３　覚知後の対応
案内状送付先に確認し、誤送付の範囲を特定するとともに、誤送付した７名の方には、経緯をご説明、お詫び。誤送付した案内状は全て回収。

４　再発防止策
・大量に発送する場合は封入物への個人情報記載を避け、宛名ラベルのみを原則とする。
・封入物と宛名ラベル双方に個人情報を記載する場合は、必ず２名以上でチェックする。